Pikaopas relevanttiin PR:n tekemiseen

Tiedotus- ja suhdetoiminta (PR) on kriittinen prosessi jokaiselle yritykselle, joka haluaa olla yhteydessä mediaan, kuluttajien mielipiteisiin ja ylläpitää hyvää mainetta. Teknologian kehittyessä kommunikointi median kanssa on muuttunut yhä hankalammaksi. Moderni PR vaatii integroitua monikanavaista lähestymistapaa. Käydään läpi muutama askel modernin PR:n tekemiseen.

Miten luoda uskottavuutta?

Kaikki lähtee perusperiaatteiden hallitsemisesta. Siirrä tarinoita mediaan, ota yhteyttä toimittajiin ja vaikuttajiin, mutta pohdi tätä ennen, kommunikoitko suoraan asiakkaillesi. Tunne ihmiset, joita palvelet ja ymmärrä heitä. Tee online-kyselyitä, tutustu erilaisiin tehtyihin julkaisuihin, uutisiin ja raportteihin. Ihmiset haluavat räätälöityä viestintää tahoilta, joihin he luottavat. Tiedon tulee olla helposti jaettavaa ja se on voitava kohdentaa erilaisille ryhmille. Voit kokeilla kirjoitetun sisällön lisäksi esimerkiksi erilaisia videoita ja infograafeja.

Selvitä kohderyhmäsi avainkohdat, huolenaiheet ja tarpeet. Miten kohderyhmäsi jakavat tietoa, mitä hashtageja he käyttävät ja niin edelleen. Mitkä ovat hyödyt tai epäkohdat, kun viestitään ryhmälle. Huolellisella tutkimuksella osaat vastata tavoittamiesi tahojen kysymyksiin merkityksellisillä viesteillä. Voit käyttää mediaseurantaohjelmaa esimerkiksi sosiaalisen median kanssa (Mention, Hootsuite, BuzzSumo) monitoroidaksesi ryhmän osallistumista.

Kukaan ei rakenna taloa ilman arkkitehteja ja pohjapiirustusta. Sama asia pätee PR-toimintaan.

Rakenna PR-strategiasi esimerkiksi SWOT-analyysin avulla. SWOT-nelikenttäanalyysi (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) on kätevä työkalu mihin tahansa liiketoiminnan alueeseen, myös tiedotus- ja suhdetoimintaan. SWOT-työkalun kaksi ensimmäistä kohtaa liittyvät yrityksen sisäiseen toimintaan.

– Kuinka brändisi kilpailee markkinoilla?
– Kommunikoitko selkeästi?
– Mitä uniikkeja kilpailuetuja ja resursseja sinulla on?
– Onko tiimisi aktiivinen?
On hyvä pohtia oman viestintänsä heikkouksia ja sitä, minkälaisia virheitä sen kanssa on sattunut tai voisi sattua.
– Onko virheet sidottu työntekijöihin, päälliköihin vai suorituskykyyn?
– SWOT:in kaksi viimeistä kohtaa liittyvät yrityksen ulkoiseen toimintaan. Onko yrityksesi maine hyvä?
– Millaiset olosuhteet vaikuttavat positiivisesti tavoittelemaasi yleisöön?
– Minkälaisella äänensävyllä viestit? Mitä tehdä, jos yritys kohtaa viestinnällisen kriisin?
– Oletko strateginen?
– Kommunikoitko tarpeeksi sidosryhmiesi kanssa?
– Ovatko brändisi ja yleiset guidelinesit kunnossa?

SWOT:in avulla voit laatia aikataulut tekemisellesi. Mitä tehdään päivittäin, viikoittain tai kuukausittain. Viestintä- ja sisältökalenteri voi myös toimia hyvänä suuntaviivana yrityksen PR-toiminnalle. Netissä on löydettävissä hyviä SWOT-pohjapiirustuksia, joita voit käyttää apunasi.

Mittaa toimintaa – mitkä ovat kohderyhmäsi reaktiot ja miten ne käyttäytyvät.

Analytiikka on yksi tärkeimmistä työkaluistasi. Kuinka tietoisia esimerkiksi verkkosivuillasi kävijät ovat tuottamastasi sisällöstä ja kuinka sitoutuneita he ovat siihen? Voit tutkia analytiikan avulla, kuinka kauan sisältöjäsi luetaan, mitkä ovat suosituimpia tuotoksiasi ja mihin artikkeleihin tai sisältöihin kävijät saapuvat. Vertailemalla ja mittaamalla voit parantaa toimintaasi uudelle tasolle ja suunnitella tulevaisuuden toimenpiteet entistä määrätietoisemmin.

Kaipaatko apua omassa viestinnässäsi? Ota yhteyttä meihin, niin autamme mielellämme!